Krajowy System e-Faktur (KSeF) w praktyce – obowiązki i bezpieczeństwo rozliczeń od 2026 r.

Wprowadzenie do KSeF

•       Etapy wprowadzania KSeF
•       Jakie podmioty mogą uniknąć stosowania KSeF
•       KSeF a PEF – różnice i zależności
•       Korzyści i minusy stosowania KSeF u przedsiębiorców

Jak działa KSeF – architektura, format i zasady działania

•       Jak działa KSeF (model logiczny i przepływ danych)
•       Format faktury KSeF i struktura logiczna e‑faktury
•       Certyfikaty w KSeF i bezpieczeństwo system
•       Akceptacja i zgoda na fakturę z KSeF
•       Oznaczanie faktur kodem QR
•       Prawidłowość, kompletność i kompatybilność danych

Transakcje objęte obowiązkiem e‑fakturowania

•         sprzedaż B2B krajowa
•          sprzedaż B2B zagraniczna (WDT, eksport)
•          sprzedaż krajowa wyłączona spod obowiązku
•         sprzedaż B2C i podatnicy zwolnieni
•          przepisy przejściowe
•          procedury szczególne i ich wpływ na KSeF
•         obowiązkowe stosowanie KSeF oraz wyłączenia

Wystawianie i doręczanie faktur w KSeF

•         Terminy i daty wystawiania faktur
•          Różnice między papierową, elektroniczną i ustrukturyzowaną fakturą
•          System upoważnień i tokenizacji: kto nadaje, kto zarządza, ZAW‑FA, generowanie tokenów
•          Wystawianie faktur w KSeF oraz w trybie offline
•          Kontekst techniczny wystawiania faktur (integracje, certyfikaty, komunikaty)
•          Faktury w szczególnych przypadkach: WDT, eksport, sprzedaż dla VAT‑zwolnionych
•          Zalety KSeF u sprzedawcy i nabywcy (szybszy zwrot, prostsze korekty VAT)

Faktury korygujące i zaliczkowe w KSeF

•          Korygowanie podstawy opodatkowania w KSeF
•          Propozycja faktury korygującej – przykład praktyczny
•          Korekta podatku naliczonego i moment jej ujęcia
•          Faktury zaliczkowe: kiedy obowiązek, dane, korelacja z fakturą końcową
•          Faktury walutowe – kurs waluty stosowany w KSeF
•          Zaliczki w transakcjach międzynarodowych (WDT, eksport)

Awaria i niedostępność KSeF – procedury awaryjne

•         Jak postępować, gdy KSeF nie działa
•         Wzory komunikatów awaryjnych i kod dostępu
•         Awaria vs. niedostępność systemu – różnice i konsekwencje
•         Obowiązki po przywróceniu działania system
•         Sankcje karne za wystawianie faktur poza systemem KSeF – czy obowiązują

Archiwizacja, duplikaty, kontrola i sankcje

•          Archiwizowanie faktur papierowych, elektronicznych i e‑faktur
•          Przechowywanie danych i przedawnienie zobowiązań
•          Duplikaty faktur w różnych formach
•          Sankcje z ustawy VAT i KKS za naruszenia obowiązków KSeF

Sesja pytań i odpowiedzi – najczęstsze problemy praktyczne

•          Pytania i odpowiedzi najczęściej formułowane w KSeF
•          Podsumowanie i lista kontrolna do wdrożenia KSeF w firmie

Dla kogo?

• Dyrektorzy finansowi i kontrolerzy finansowi
• Główne księgowe i specjaliści ds. podatków
• Pracownicy działów księgowo-finansowych przedsiębiorstw
• Pracownicy biur rachunkowych i doradcy podatkowi
• Osoby odpowiedzialne za wdrożenia IT, integracje z KSeF
• Inne osoby chcące poszerzyć wiedzę o nowych zasadach fakturowania i bezpieczeństwie rozliczeń

Cel

Celem szkolenia jest kompleksowe przygotowanie uczestników do wdrożenia i praktycznego stosowania Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).
Uczestnicy poznają przepisy, zasady techniczne i procedury związane z wystawianiem, przesyłaniem oraz archiwizacją e-faktur.
Szkolenie ma charakter praktyczny i wdrożeniowy – pokazuje krok po kroku, jak przygotować organizację do obowiązkowego KSeF, jak unikać błędów, reagować na awarie i ograniczyć ryzyko sankcji.

Korzyści

• Zebrane w trakcie jednego szkolenia kluczowe zagadnienia dotyczące faktur i fakturowania po wprowadzeniu obowiązkowego KSeF.
• Przygotowanie do najważniejszych zmian w rozliczeniach VAT od 2026 r.
• Przejrzyste i proste omówienie nadchodzących obowiązków – krok po kroku.
• Analiza problemów praktycznych przez pryzmat całego procesu fakturowania i raportowania.
• Praktyczne przykłady i wskazówki z życia firm i biur rachunkowych.
• Zrozumiały język – bez nadmiaru prawniczych sformułowań. 
• Interaktywna formuła – pytania, dyskusje, case study i warsztaty.

Wykładowca

Paweł Małecki – Dr inż. doradca podatkowy wpis nr 349, Absolwent Politechniki Poznańskiej (1988). Jest byłym nauczycielem akademickim z 24 letnim stażem. Prawem podatkowym zajmuje się od 1995 r. działając w ramach Kancelarii Doradców Podatkowych. W 1997 r zdał egzamin na Certyfikat Księgowego uprawniający do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych w Ministerstwie Finansów. W 1998 r zdał egzamin na doradcę podatkowego. Jest autorem kilkunastu książek z zakresu prawa podatkowego (w tym komentarza do ustawy o podatku VAT, komentarza do ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, komentarza do ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych). Publikuje regularnie artykuły lub wypowiedzi eksperckie w dziale prawnym gazet Rzeczpospolita oraz Gazeta Prawna. Od 2001 roku do 2007 r.  był członkiem Państwowej Komisji Egzaminacyjnej ds. Doradztwa Podatkowego przy Ministrze Finansów przeprowadzającej egzaminy na doradców podatkowych. Od 2010 r. jest ponownie członkiem tej Komisji. Prowadzi wykłady z zakresu prawa podatkowego na szkoleniach dla doradców  podatkowych w Polskiej Izby Doradców Podatkowych. Jest autorem wielu opinii z zakresu prawa podatkowego dla PARP i innych instytucji. Występuje jako pełnomocnik reprezentując podatników przed WSA I NSA  w sprawach podatkowych. Aktywny trener i doradca.

 Szczegóły organizacyjne